أكبر خطأ يمكن أن ترتكبه إدارة شركة متعثرة هو الانتظار حتى تتوقف الحسابات تمامًا ثم تبدأ بالبحث عن الفواتير والعقود وكشوف الدائنين. ملف الإفلاس أو إعادة الهيكلة يحتاج إلى صورة مالية موثقة، وكل نقص في المعلومات يجعل تقييم الحل المناسب أصعب.
في الكويت يبين مستندات إعلان إفلاس الشركة أهمية عقد التأسيس والسجل والقوائم المالية وكشوف البنوك وقائمة الدائنين والمدينين والضمانات والعقود الرئيسية.
وفي السعودية يقدم دليل رفع دعوى الإفلاس تصورًا عن البيانات اللازمة لتقييم ما إذا كانت التسوية أو إعادة التنظيم أو التصفية هي الخيار الأنسب.
أما إذا كانت الشركة محدودة المسؤولية في الكويت، فيفيد دليل حل وتصفية شركة ذ.م.م في حصر رأس المال والحصص وقرارات الشركاء والأصول والالتزامات قبل تعيين المصفي.
وفي السعودية توضح خطوات تصفية الشركة أهمية إعداد قائمة دقيقة بالموجودات والديون قبل افتراض أن التصفية العادية ممكنة.
كما تتناول خدمات الإفلاس والتصفية للشركات بالرياض مراجعة العقود والضمانات والتنفيذات باعتبارها جزءًا من تشخيص الأزمة.
عمليًا، أنشئ مجلدًا للقوائم المالية لثلاث سنوات على الأقل، ومجلدًا لكشوف الحسابات البنكية، وآخر لجميع الديون يتضمن اسم الدائن وقيمة الدين وتاريخ الاستحقاق والضمان.
ثم أنشئ قائمة بالأصول: عقارات، سيارات، معدات، مخزون، ملكية فكرية ومستحقات لدى العملاء. لا تهمل الديون التي للشركة على الغير؛ فهي جزء مهم من قيمة المشروع.
يجب كذلك حصر الموظفين والأجور المتأخرة وعقود الإيجار والتوريد والتمويل والدعاوى القضائية وأوامر التنفيذ القائمة.
وأخيرًا اجمع القرارات التي اتخذها المديرون خلال فترة التعثر، خصوصًا بيع أصل كبير أو سداد مبلغ لطرف مرتبط؛ فهذه العمليات قد تخضع للمراجعة.
الخلاصة: الملف الجيد لا يبدأ بصحيفة الطلب، بل بقاعدة بيانات مالية وقانونية تجعل المحكمة والمستشارين والدائنين قادرين على معرفة حقيقة الشركة بدل التخمين.
